法人成りの挨拶状の例文｜取引先・仕入先・お客様の相手別文例と、商号・代表者・登録番号の書き方

法人成りの挨拶状とは｜案内状・案内文で何を知らせるのか

個人事業主として続けてきた事業を、会社設立によって会社に移すのが法人成りです。仕事の中身が同じでも、取引の相手方は「個人の○○さん」から「株式会社○○」に替わります。法人成りの挨拶状は、この相手方の交替を、取引先やお客様に正式に知らせるための書面です。

呼び方は挨拶状、案内状、案内文、お知らせとさまざまですが、法人成りで送るものの中身に大きな差はありません。分けるとすれば、季節の挨拶や感謝を前に置いた儀礼的な書面が挨拶状、変更点の連絡を主にした実務的な書面が案内状や案内文です。実際には1通にまとめて送ることがほとんどで、この記事の文例もその形で書いています。

国税庁は、個人で事業を始めたときの届出と、法人を設立したときの届出を並べて案内しています。税務署への届出が個人の側と会社の側の両方にあるのと同じように、挨拶状にも「個人事業主としての営業を閉じること」と「会社設立で始まること」の両面が入ります。

• 替わること個人事業主の○○から、会社設立した株式会社○○へ。どの取引から替わるのかを日付で
• 変わらないこと担当者、電話番号、メールアドレス、仕事の内容。ここが抜けると相手は不安になります
• 変わる情報商号、本店所在地、代表者の肩書き、インボイスの登録番号、振込先など
• お願いすること取引先の登録情報の変更、契約の切替、請求書の宛名など、相手に動いてもらうこと

変わることと変わらないことを並べて書く考え方は、屋号で築いた信用を法人成りで引き継ぐでも触れました。ここでは、その考え方を実際の文例に落とし込み、相手ごとに書き分けていきます。

出典個人で事業を始めたとき／法人を設立したとき｜国税庁 （国税庁／2026年10月18日確認）

挨拶状の文例の組み立て｜頭語・時候の挨拶・主文・結語

ビジネスの挨拶状は、頭語、時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ言葉、日ごろのお礼、主文、結びの挨拶、結語の順に並べるのが一般的です。法人成りの挨拶状では、主文に「個人事業として営んできた事業を、会社設立により会社に移した」ことと、その日付を書きます。変更点を箇条で示したいときは、結語のあとに「記」として並べます。

時候の挨拶は入れるか、省くか

会社設立の挨拶状を印刷して郵送するなら、時候の挨拶を入れておくのが無難です。年配の経営者や取引の長い得意先には、型どおりの書面のほうが落ち着いて読んでもらえます。発送が月をまたぎそうなときは、季節を問わずに使える「時下」を使い、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とすれば、送る日を気にせずに済みます。

一方、普段メールでやり取りしている相手や、一般のお客様向けの案内文では、時候の挨拶を省いて感謝の一文から入っても失礼にはなりません。下の2つの書き出しは、どちらも同じ法人成りの報告につながります。

文化審議会の「敬語の指針」は、電子メールでは文章を短くするあまり敬語まで割愛してしまう傾向や、多人数に同時に送る通信で画一的な表現になりがちなことに注意を促し、どの媒体でも相手や状況への気配りが欠かせないとしています。法人成りの案内を一斉に送るときこそ、宛名と冒頭の一文だけでも相手ごとに変えると、受け取る側の印象が変わります。

出典敬語の指針（平成19年2月2日 文化審議会答申） （文化庁／2026年10月18日確認）

取引先（得意先）向けの例文｜会社設立の報告と、取引継続のお願い

個人事業主のころから売上をいただいている得意先への挨拶状は、いちばん丁寧に作る1通です。個人事業主として受けていた仕事を、会社設立のあとは会社が受けることになります。「これまでどおりのお取引を、今後は会社とお願いしたい」という依頼を、遠回しにせずはっきり書きます。

書き方の要点は、法人成りの理由を一文で添えることと、「いつの取引から会社になるのか」を日付で示すことです。理由は「事業の拡充」「経営基盤の強化」「お取引先の皆様のご要望にお応えするため」など、前向きなものを短く書けば十分です。個人事業主のままでは税負担が重くなったといった内側の事情までは書きません。

気をつけたいのは、挨拶状を送っただけでは契約の当事者は替わらないことです。民法は、契約の当事者の一方が第三者と契約上の地位を譲る合意をし、契約の相手方がその譲渡を承諾したときに、契約上の地位が移ると定めています（民法第539条の2）。業務委託契約書や基本契約書を交わしている得意先とは、挨拶状とは別に、会社名義で契約書を結び直すか、地位を移すことへの承諾をもらう手続きが要ります。文例Aで契約書の切替を「あらためてご相談」としたのはそのためです。

どの契約から名義を変えていくかの順番は、法人成りで名義を変える契約は何本あるかで整理しています。

出典e-Gov 法令検索 （デジタル庁（e-Gov法令検索）／2026年10月18日確認）

仕入先・外注先向けの文例｜請求書の宛名と支払元が変わる

仕入先や外注先への案内は、得意先向けとは立場が逆になります。こちらが代金を払う側なので、伝えるべきなのは「これからは会社宛てに請求書を出してほしい」「支払は会社の口座から行う」の2点です。個人事業主のときは自分の名前で受け取っていた請求書を、会社設立のあとは会社の名前で受け取ることになります。

国税庁の案内では、取引の相手方から受け取る適格請求書には、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称を書くことになっています。会社設立のあとに会社が仕入税額控除を受けるには、会社の名称が宛名になった請求書を保存しておく必要があります。個人事業主の名前のままの請求書が届き続けると、個人と会社のどちらの経費なのかが分かりにくくなります。

外注先が個人のフリーランスであれば、相手にとっても取引先名の登録を直す手間が生じます。締め日と支払日が変わらないことを書いておくと、相手の不安を減らせます。請求書の様式そのものをどう切り替えるかは、法人成り後の請求書と帳簿の実務で扱っています。

出典No.6625 適格請求書等の記載事項 （国税庁／2026年10月18日確認）

お客様向けの案内文｜店舗・教室・ネットショップの場合

店舗やサロン、教室、ネットショップのように一般のお客様を相手にする事業では、案内文の書き方が変わります。お客様にとって大事なのは、会社設立そのものより「これまでどおり利用できるか」です。法律上の手続きの説明は最小限にして、変わらないことを先に書きます。店主である個人事業主の人柄で選ばれてきたお店ほど、その安心感を損なわない書き方が求められます。

案内を出す場所は、店頭の掲示、ホームページのお知らせ、会員向けのメールと、いくつか用意しておくと見落とされにくくなります。回数券や前払いの会費を受け取っている事業では、個人事業主として受け取った前受金を会社がどう引き継ぐかを先に決めておき、案内文で「引き続きご利用いただけます」と言い切れるようにしておきます。

ネットショップを運営している場合は、特定商取引法にもとづく表示の書き換えも欠かせません。消費者庁の特定商取引法ガイドは、通信販売の広告に表示する事項として事業者の氏名（名称）・住所・電話番号を挙げ、法人がインターネットなどで広告する場合は、代表者または通信販売に関する業務の責任者の氏名も表示事項としています。会社設立の日に合わせて、表示ページの事業者名を個人名から会社名へ替えておきます。

出典通信販売｜特定商取引法ガイド （消費者庁／2026年10月18日確認）

商号・代表者・本店所在地の書き方｜登記どおりの表記で

会社設立の挨拶状に書く会社の情報は、登記事項証明書を手元に置いて、表記をそのまま写すのが基本です。会社法は、株式会社は本店の所在地で設立の登記をすることによって成立すると定めています（会社法第49条）。設立の日付は、登記事項証明書の「会社成立の年月日」で確かめられます。

肩書きや表記は、定款と登記の内容に合わせてください。

会社法は、会社はその名称を商号とし、株式会社や合同会社といった会社の種類に従った文字を商号の中に用いなければならないと定めています（会社法第6条）。挨拶状では「（株）」のような略記を避け、正式な商号で書きます。屋号で覚えてもらっている事業なら、「株式会社○○（旧　○○デザイン事務所）」のように並べて書くと、受け取った人がすぐに結びつけられます。

代表者の肩書きは、株式会社なら代表取締役、合同会社なら代表社員です。個人事業主のころは「代表　○○」とだけ書いていた人も多いので、名刺や封筒の印刷とあわせて見直してください。商号の決め方そのものは、商号を決めるときの実務を参考にしてください。

出典e-Gov 法令検索 （デジタル庁（e-Gov）／2026年10月18日確認）

登録番号の書き方｜インボイスの番号は個人のときと別になる

インボイスの登録をしている個人事業主が法人成りするとき、挨拶状でいちばん間違えやすいのが登録番号です。国税庁の公表サイトによると、登録番号は、法人番号がある課税事業者なら「T」に法人番号の13桁を続けたもの、個人事業者などは「T」に13桁の数字を続けたもので、個人の13桁にはマイナンバーを使わず、法人番号とも重複しない番号になります。個人事業主のころの番号と、会社設立後の会社の番号は、別のものです。

挨拶状に書くときは、「適格請求書発行事業者登録番号　T○○○○○○○○○○○○○（○年○月○日登録）」のように、番号と登録日を並べます。会社設立の直後で、会社の登録がまだ済んでいないうちに挨拶状を出す場合は、番号を書かずに「登録番号につきましては、通知を受けしだい、あらためてお知らせいたします」と一文を入れておき、後から別に知らせます。個人の番号を新しい会社の番号のように書くのは避けてください。

番号が引き継がれない理由と、会社として登録申請をする時期は、法人成りでインボイスの登録番号はどうなるかで詳しく書いています。

出典登録番号とは｜国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト （国税庁／2026年10月18日確認）

挨拶状テンプレートの使い方と、送る前の確認

会社設立の挨拶状はテンプレートを使うと早く作れますが、そのまま使うと、どこの会社が送っても同じ文面になります。テンプレートから借りるのは骨組みだけにして、法人成りの理由、変わらないこと、相手に頼みたいことの3か所は、自分の言葉で書き直してください。この記事の文例も、相手との関係に合わせて言い回しを変えて使うことを前提にしています。

国税庁の法人番号公表サイトによると、設立登記をした法人には、登記上の本店所在地あてに法人番号の通知書が送られ、発送日の目安は設立登記完了日の2稼働日後です（法人設立ワンストップサービスを使った場合は、サービス上で通知されます）。公表サイトでは、商号、本店所在地、法人番号の3つが公表されます。取引先の経理担当者は、案内を受け取るとこのサイトで会社を検索することがあるので、挨拶状を出す前に自社の表示を一度見ておくと安心です。

送る手段や時期は、相手との関係や、個人事業主のころからの付き合いの深さによって変わります。得意先には封書やハガキ、普段メールでやり取りしている相手にはメールでも差し支えありません。振込先口座の変更は、なりすましの請求と見分けがつくように、挨拶状とは別に書面や電話での確認を添えて知らせるほうが安全です。口座まわりの手続きは法人成り 口座のカテゴリーで扱っています。

出典法人番号とは｜国税庁法人番号公表サイト （国税庁／2026年10月18日確認）

まとめ｜法人成りの挨拶状は、相手ごとに頼みたいことを書き分ける

法人成りの挨拶状は、会社設立の報告であると同時に、取引の相手方が替わることへの協力のお願いです。骨組みは同じでも、中心に置く話は相手によって変わります。

• 得意先には、取引継続のお願いと、契約書の切替を別に相談すること
• 仕入先・外注先には、会社設立後に請求書の宛名と支払元が変わる日
• お客様には、店名やサービスがこれまでどおり使えること
• 商号・本店所在地・代表者の肩書き・設立日は、登記事項証明書どおりに
• インボイスの登録番号は会社の番号が決まってから。個人事業主の番号は書かない

会社の登録番号は、国税庁の手続案内にしたがって会社として登録を申請し、通知を受けてから挨拶状や請求書に載せます。番号が間に合わないときは、追って知らせる一文を入れておけば足ります。

個人事業主として積み重ねてきた信用は、会社設立をしても消えるわけではありません。挨拶状は、その信用を会社に引き継ぐための最初の1通です。型を借りながらも、相手の顔を思い浮かべて書いてください。

出典D1-64 適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用） （国税庁／2026年10月18日確認）